Всичко за електронния трудов регистър в България (2025)

Електронният трудов регистър е една от най-значимите стъпки към дигитализацията на трудово-осигурителната система в България. Той е създаден с цел да замени остарелите хартиени трудови книжки и да централизира информацията за трудовия стаж, осигуровките и договорите на всеки работещ гражданин.

В тази подробна статия ще разгледаме всичко, което трябва да знаете за електронния трудов регистър: какво представлява, как се използва, какви са ползите, какви проблеми може да възникнат и как да ги решите.

Какво представлява електронният трудов регистър?

Електронният трудов регистър (ЕТР) е централизирана онлайн база данни, поддържана от Националния осигурителен институт (НОИ), в която се съхраняват данни за трудовата дейност и осигурителния статус на всеки работещ български гражданин.В регистъра се съдържат данни за:

• Всички трудови договори, сключени с работодатели в България, включително начална и крайна дата на договора, длъжност и вид заетост.
• Работодатели, при които е работено – информацията включва наименование, ЕИК и други идентификационни данни на работодателя.
• Осигурителни вноски, които работодателят е внесъл за работещото лице – включват се месечни суми, категории труд и видове осигуряване.
• Периоди на трудов стаж, отразяващи се автоматично на база подадените декларации и уведомления от работодателите.
• Периоди на болнични, майчинство и други социални обезщетения, които се подават от НОИ и се вписват автоматично при одобрение.

Кои институции поддържат и използват регистъра?

Основната институция, която поддържа ЕТР, е Националният осигурителен институт (НОИ). Освен него, достъп до регистъра имат и:

• Националната агенция за приходите (НАП), която обработва данните за осигуровките и следи за коректното подаване на декларации от страна на работодателите.
• Министерство на труда и социалната политика (МТСП), което използва данните при вземане на политически и административни решения, свързани с пазара на труда.
• Работодатели и счетоводители, които имат достъп единствено до информацията на собствените си служители с цел спазване на трудовото и осигурителното законодателство.
• Гражданите, които могат да проверяват своите данни чрез електронна идентификация с ПИК, електронен подпис или чрез портала за електронни услуги на НОИ.

Какви са ползите от електронния трудов регистър?

1. За служителите:

Електронният регистър дава възможност на всеки работещ да проследява пълната си осигурителна и трудова история. Това включва коректността на осигурителните вноски, дължината на трудовия стаж и периодите на отпуск по майчинство, болнични и др. Инструментът дава допълнителна защита срещу некоректни работодатели, които не осигуряват работниците си. Освен това значително улеснява процеса по пенсиониране, тъй като отпада нуждата от събиране на хартиени документи.

2. За работодателите:

Системата позволява по-лесно администриране на трудовите отношения – чрез автоматично подаване на данни към НАП и НОИ. Това намалява административната тежест и вероятността от допускане на грешки. Данните се съхраняват сигурно и са достъпни при нужда от проверка или одит.

3. За институциите:

ЕТР предоставя централизирана, винаги актуална информация, което подпомага институциите при вземането на информирани решения относно социалната политика, пенсиониране и контролни механизми. Автоматизираните процеси допринасят за намаляване на бюрокрацията и увеличават прозрачността.

Как да проверим своя трудов стаж онлайн?

1. Посетете официалния сайт на НОИ – www.noi.bg. Там ще намерите секцията за електронни услуги.
2. Изберете опцията „Е-услуги с ПИК на НОИ“ или „Е-услуги с Квалифициран електронен подпис (КЕП)“ в зависимост от наличните средства за достъп.
3. Въведете вашия персонален идентификационен код (ПИК), издаден от НОИ, или използвайте КЕП за вход в системата.
4. Посетете раздела „Осигурителен стаж и доход“, където ще намерите обобщена и подробна информация за вашата трудова история.
5. Можете да прегледате данните по години, по работодатели, както и да видите отчетите за подадените и приети осигурителни декларации.

Какво да направим при грешки или липсващи данни?

Най-често срещаните проблеми включват липсващ стаж от определен работодател, некоректна дата на постъпване или освобождаване от работа, както и неподавани или грешни осигуровки за определен период. Ако установите такъв проблем, е важно да действате своевременно.

1. Свържете се първо с работодателя – той е длъжен да подаде правилните данни към НАП. В много случаи това е техническа грешка или пропуск.
2. Ако работодателят откаже да съдейства или вече не съществува, следва да подадете сигнал и искане за корекция към НОИ.
3. Съберете необходимите документи, доказващи вашата заетост – трудов договор, ведомости за заплата, служебни бележки или други документи, които удостоверяват трудовото ви правоотношение.
4. След подадения сигнал, следете развитието на случая онлайн чрез личния си профил в портала на НОИ или чрез електронна кореспонденция.

Какво ще се случи с хартиените трудови книжки?

До 2025 година хартиените трудови книжки все още се считат за валидни документи, но плановете на Министерството на труда и социалната политика (МТСП) и НОИ включват пълното им отпадане до края на 2026 година.Какво трябва да направите:

• Съхранявайте оригиналната си книжка, дори и след пълното въвеждане на електронния регистър. Тя може да служи като архивен документ при спорове.
• Сравнете данните от хартиената книжка с тези в електронния регистър, за да установите евентуални разминавания или липсващи периоди.
• При отклонения между двата източника – подайте заявление за корекция с приложени доказателства.

Електронният трудов регистър за работодатели и счетоводители

Работодателите имат редица задължения, свързани с ЕТР.Те включват:

• Подаване на уведомления по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда (КТ) при сключване или прекратяване на трудов договор, което трябва да се извърши преди постъпването на служителя на работа.
• Подаване на данни чрез формулярите Д1 и Д6 към НАП, които отразяват осигурителните вноски и доходите на служителите по месеци.
• Следене и потвърждение за коректността на подадените данни – при нужда, корекции могат да бъдат извършени със съответни анекси и допълнения.

Относно сроковете:

• Уведомлението по чл. 62 трябва да бъде подадено най-късно до три дни преди началото на трудовото правоотношение.
• Декларациите Д1 и Д6 се подават до 25-то число на месеца, следващ месеца, за който се отнасят осигуровките.

При неспазване на сроковете или при подаване на некоректни данни, работодателите подлежат на санкции съгласно Кодекса на труда и Кодекса за социално осигуряване. Размерът на глобите варира от 500 до 15 000 лв в зависимост от тежестта на нарушението.

Законова и нормативна основа

Работата на електронния трудов регистър се регулира от редица нормативни документи, включително:

• Кодекс на труда (КТ), който регламентира трудовите правоотношения, задълженията на работодателите и правата на работещите.
• Кодекс за социално осигуряване (КСО), който урежда въпросите, свързани с осигурителния стаж и социалните плащания.
• Наредба №5 от 2002 г. за съдържанието на уведомленията по чл. 62 от КТ, която детайлизира какви данни и в какъв срок следва да се подават.
• Закон за електронното управление, който определя как се администрират електронните услуги в публичната администрация.
• Закон за защита на личните данни (GDPR), който е от особено значение при съхранение и достъп до лична информация в ЕТР.

Често задавани въпроси (FAQ)

Какво е ПИК и как да го получа?

Персонален идентификационен код (ПИК) се издава от НОИ безплатно в най-близкото териториално поделение. Служи за достъп до електронните услуги и е валиден безсрочно.

Мога ли да вляза с КЕП?

Да. Всеки квалифициран електронен подпис (КЕП), признат от българските институции, може да се използва за достъп до регистъра.

Мога ли да делегирам достъп на счетоводител?

Не. Достъпът до личните данни е строго индивидуален и защитен. Само работодатели имат достъп до данните на своите служители, но не и обратното.

Колко често се обновява информацията?

Обновяването на данните става ежемесечно, въз основа на подадените от работодателите декларации и уведомления.

Има ли риск от грешки?

Да, особено ако работодателят е допуснал неточности при подаването на данни. Затова се препоръчва поне веднъж годишно да проверявате регистъра за евентуални разминавания.

Препоръки за граждани и служители

Редовно проверявайте своите данни в електронния трудов регистър, особено при смяна на работа или преди пенсиониране. Ако установите липсваща или некоректна информация, действайте бързо – потърсете съдействие от работодателя или подайте сигнал до НОИ. Съхранявайте всички трудови договори, ведомости и други доказателства за заетостта ви.

Заключение

Електронният трудов регистър е важна крачка към по-прозрачна и ефективна трудово-осигурителна система в България. Той дава възможност на служителите да проследяват своя трудов път, на работодателите – да автоматизират процесите, а на институциите – да вземат по-информирани решения.

Ползвайте го редовно, информирайте се и не допускайте грешки да се натрупват с годините. Най-добрата защита за вашите трудови права е информираността.